La documentation suivante décrit le mode opératoire pour les différentes actions du processus de Vente. l’exécution de ces actions oblige que vous soyez connecté à l’application Cloud Facile.

1- Création du Devis/Commande

a- Quand le faire?

Lorsque l’un de vos clients vous demande de lui envoyer une proposition ou un devis ou un bon de commande pour les services ou produits que vous voulez lui vendre.

b- Qui le fait?

Suivant votre organisation la création d’un Devis ou Commande client peut être fait par:
– Le commercial
– L’administrateur des ventes
– Responsable commercial

c- Comment le faire

Pour créer un nouveau Devis ou Commande suivez les étapes suivantes:

1- Ouverture du menu “Ventes” et cliquer sur le sous menu “Bons de commande”

2- Cliquer sur le bouton créer.

3- Remplir le formulaire de bon de commande

Après avoir rempli le formulaire Cliquez ensuite sur le bouton “mise a jour” puis « enregistrer »

2- Annulation du Devis

a- Qu’est ce que c’est?

L’annulation du Devis peut être nécessaire dans les cas suivants:
1- Devis enregistré en double: Dans ce cas on peut annuler l’un des Devis pour avoir des statistiques justes.
2- Annulation après une confirmation précoce. Dans ce cas il peut être nécessaire d’annuler le Devis pour le remettre ensuite dans son état initial pour pouvoir faire des modification et recommencer le processus.

b- Qui le fait?

Suivant votre organisation lorsqu’un Devis ou Commande est crée l’annulation peut être faite par:
– Le commercial ayant créer le Devis
– Le responsable commercial
– L’administrateur des vente
– Le Directeur Général

c- Comment le faire

Pour annuler un Devis ou Commande client suivez les étapes:
1- Ouvrez le Devis ou Commande à annuler

2- Cliquer sur le bouton “Annuler”

3- Confirmation de la commande

a- Quand le faire?

La confirmation du Devis ou commande est déclenchée par la confirmation du Devis ou Commande que vous avez transmis par le client.

b- Qui le fait?

Suivant votre organisation la confirmation du Devis ou Commande client peut être faite par:
– Le commercial ayant créer le Devis ou Commande
– Le responsable commercial
– L’administrateur des vente
– Le Directeur Général

c- Comment le faire

Pour confirmer un Devis suivez les étapes suivantes:
1- Ouvrez le Devis à confirmer

2- Cliquer sur le bouton “Confirmer le devis”

4- Validation de la facture

a- Quand le faire?

Lorsque vous avez besoin d’envoyer la facture définitive de services ou produits vendus au client ou encore lorsque vous voulez comptabiliser la vente faite.
Après cette opération la vente faite partie de votre chiffre d’affaire.

b- Qui le fait?

En fonction de votre organisation cette opération peut être faite par:
– Le responsable de la facturation
– Le comptable
– Le responsable commercial
– Le DG

c- Comment le faire

Pour Valider la facture de liée à une commande suivez les étapes :
1- Ouvrer la facture à valider

2- Cliquer sur le bouton “Valider”

5- Enregistrement du payement pour la facture

a- Quand le faire?

Cette opération est faite lorsque un payement est faite par un client.

b- Qui le fait?

En fonction de votre organisation cette opération peut être faite par:
– Le trésorier
– Une caissière ou caissier
– Chef d’agence

c- Comment le faire

Pour enregistrer un paiement client suivez les étapes

1- Ouverture du menu “Comptabilité” et cliquer sur le sous menu “Paiements client”

2- Cliquer sur le bouton créer

3- Remplir le formulaire de paiement client
4- Cliquer sur “Enregistrer” puis « valider »

6- Livraison Service ou Produit

a- Qui le fait?

La livraison de Service peut être faite par:
1- Le magasinier: Lorsqu’il s’agit des produits stockables
2- Un technicien ou responsable de la tâche: Lorsqu’il s’agit d’un service
Exemple : Si le service vendu est “Formation utilisateur” le service sera livré par l’employé ou le responsable à qui la tâche de former sera affectée.
Le Service est livré lorsque le client à signé le bon de livraison.

b- Comment le faire

Le mode opératoire de la livraison dépendant du cas ou il s’agit de Service ou de Produit stockable.

Cas 1: Livraison de produits stockables.

1- Ouverture du menu “Entrepôt” et cliquer sur le sous menu “Bons de livraisons”
2- Rechercher le bon de livraison à Valider (Ce bon de livraison est généré par l’action de confirmation de la commande client)
3- Visualiser le bon de livraison à valider

4- Cliquer sur le bouton “Vérifier la disponibilité” ou sur “Forcer la disponibilité”.

5- Cliquer sur le bouton “Livraison”

Cas 2: Livraison des services
1- Ouverture du menu “Projet” et cliquer sur le sous menu “Tâches”.
2- Rechercher la Tâche à livrer.
3- Visualiser la tâche à livrer.
4- Enregistrer le rapport relatif aux actions effectuées.
4- Cliquer sur le bouton “Terminer”.