1-Exercices – Comptabilité

1- Configurations

L’enregistrement des activités comptables est découpé en ‘exercice’. Généralement, un exercice comptable dure un an.
Tous les ans, vous devez donc créer un exercice en allant dans le menu:
Comptabilité / Configuration / Périodes / Exercices

L’exercice est ensuite découpé en période d’un mois ou d’un trimestre. 

Lorsque l’exercice ou la période sont fermés, il n’est plus possible de les modifier.

 

2-Les comptes et le plan comptable

Vous pouvez consulter votre plan comptable sous forme d’arbre depuis le menu: Comptabilité – plan comptable – plan comptable

Renseigner les champs puis cliquer sur le bouton« Ouvrir le plan comptable »

La création et la modification des comptes se réalise depuis le menu: Comptabilité – Configuration – Comptes – Comptes

Pour la création d’un nouveau compte, le plus efficace est de dupliquer un compte de la même branche afin de récupérer la configuration du compte. Ensuite, il suffit de le renommer.

Note: certains comptes sont des comptes de regroupement. C’est à dire qu’ils sont uniquement utilisés pour contenir d’autres comptes. Ils apparaissent en bleu sur la vue ci-dessus, ils sont associés à des types appelés “vue”.

3-Les journaux

Toutes les écritures comptables sont rattachées à un journal.

Par défaut, vous disposez des journaux suivants:

  • Journal d’ouverture
  • Liquidités
  • Banque
  • Journal des avoirs d’achats
  • Journal des achats
  • Journal des opérations diverses
  • Journal des ventes
  • Journal des avoirs de ventes
  • Stock Journal

Vous pouvez en créez de nouveau depuis le menu: Comptabilité – configuration – journaux – journaux

1. cliquer sur le bouton « Créer »

Remplissez les champs puis appuyés le bouton « Enregistrer ».

4-Les taxes

 Les taxes sont configurables depuis le menu: Comptabilité – configuration – taxe -taxe

Remplissez les champs puis appuyer sur le bouton « enregistre ».

Dans le cas de la création d’une future taxe, les principaux points seront de définir le type de taxe, le pourcentage à appliquer et le compte à utiliser pour l’enregistrement de l’écriture.

Il est également fréquent de devoir changer le compte de taxe à utiliser. La définition du plan comptable est fourni par le comptable de la société.

Les notion de code de base de compte et de code du compte taxe ne sont pas essentielles. Elles sont utilisées pour la réalisation des rapports à envoyer à l’administration fiscale.

5-Les positions fiscales

Les positions fiscales permettent de redéfinir les taxes à utiliser dans certaines situations. Le principe est de substituer la taxe par défaut par celle qui doit être appliquée.

Les positions fiscales sont définies avant la validation de la facture, elles peuvent être affectées par défaut à un client.

menu: Comptabilité – configuration – taxes – positions fiscales

 Les positions fiscales permettent également de remplacer les comptes à utiliser. Cela permet par exemple de différencier les comptes pour les ventes au Cameroun et à l’étranger.

6-Les conditions de règlement

Les conditions de règlement permettent de définir les dates des échéances de paiement. Il est possible de fixer des règlements en plusieurs fois, sur la base de montant fixe ou un pourcentage du montant de la facture.

 Allez dans le menu: Comptabilité – configuration – divers – conditions de règlements

Le calcul permet de définir le montant à payer (fixe, un pourcentage, ou la totalité du reste à payer).

le nombre de jours définis dans combien de temps il serra à régler.

le jour dans le mois définis quel jours il serra exigible:

si le jour est 0: c’est la date de la validation de la facture + le nombre de jour
si le jour est -1: c’est le dernier jour de mois après l’addition du nombre de jour
si c’est un nombre: ce serra la date du paiement (le 10 du mois par exemple)

7-Factures

Dans CloudFacile, il existe deux types principaux de factures:

  • les factures client
  • les factures fournisseur
    Les factures clients sont généralement destinées à être imprimées et/ou envoyées au client. Elles ont le plus souvent une valeur légale.

Les factures des fournisseurs par contre, sont plutôt destinées à la gestion des procédures d’achat internes, ou sont utilisées à titre indicatif et temporaire, en attendant de pouvoir les confirmer avec les factures finales du fournisseur. Les factures fournisseurs permettent de vérifier les relevés bancaires entrants.

La plupart du temps les factures sont générées automatiquement par CloudFacile dans la cadre de processus plus globaux (processus de ventes, processus d’achat, etc.). Le système ne créera en aucun cas de facture définitives. Cela permet une dernière vérification manuelle avant de générer les mouvements comptables correspondants.

CloudFacile va générer des factures dans plusieurs cas:

À partir de commandes fournisseur ou client ;
Sur base de la réception ou de l’expédition de marchandises ;
À partir de tâches de projet terminées ;

 8-Rapport comptables

CloudFacile vous permet d’éditer divers rapports comptable comme le Bilan et le compte de résultat.Vous pouvez éditer le bilan et le compte de résultat depuis le menu: Comptabilité – rapports – rapports officiels – rapports de comptabilité