1- Création de la commande d’achat
a. Qui le fait

En fonction de votre organisation la création de la commande d’achat peut être faite par:
– Le responsable des achats
– L’assistant du responsable d’achat
– L’employé faisant l’objet de la demande d’achat
– Tout responsable de département
– Un chef d’agence ou le gérant
– Le Directeur général

b. Quand le faire

La commande d’achat est faite lorsqu’une dépense pour l’entreprise doit être faite, elle permet de suivre et d’historiser les achats (Immobilisations, Produits revendus, Autres dépenses) de l’entreprise.

c. Comment le faire

Pour créer une commande d’achat suivez les étapes:

1- Ouvrez le menu des commandes d’achat

2- Cliquez sur le bouton “Créer”

3- Remplissez le formulaire de commande d’achat

4- Cliquez sur le bouton “Enrégistrer”

2- Annulation de la commande d’achat
a. Qui le fait

En fonction de votre organisation l’annulation d’un commande d’achat peut être faite par:
– Le responsable des achats
– L’assistant du responsable d’achat par délégation
– L’employé ayant créer la commande d’achat
– Tout responsable de département du département concerné par la commande d’achat
– Un chef d’agence ou le gérant
– Le Directeur général

b. Quand le faire

Cette action est faite lorsque l’achat pour lequel est la commande à été faite est annulé

c. Comment le faire

Pour exécuter cette action suivez les étapes:

1 – Ouvrez la commande d’achat à annuler.

3- Confirmation de la commande d’achat
a. Qui le fait

En fonction de votre organisation la création de la commande d’achat peut être faite par:
– Le responsable des achats
– L’assistant du responsable d’achat par délégation
– Tout responsable de département
– Un chef d’agence ou le gérant
– Le Directeur général

b. Quand le faire

La confirmation de la commande est l’étape avant la comptabilisation de la charge et la réception des produits ou services achetés . Cette étape est faite lorsque la dépense est validé à interne.

c. Comment le faire

Pour confirmer une commande d’achat suivez les étapes:

1- Ouvrez la commande à confirmer

2- Cliquez sur le bouton “Confirmer la Commande”

4- Réception de la facture.

Cette étape existe uniquement si vous avez choisi comme méthode facturation “Basée sur une facture brouillon générée” Ou “Basée sur les lignes de commande d’achat”

a. Qui le fait

En fonction de votre organisation la réception de la facture (Ou génération de facture fournisseur liée à la commande d’achat) peut se faire par:
– Le comptable fournisseur
– Le responsable des achats
– Le Directeur Général
– Le gérant ou chef d’agence

b. Quand le faire

L’action de réception de la facture est faite lors de la réception de la facture physique venant du fournisseur ou immédiatement en après la confirmation de la commande d’achat ceci pour informer le responsable de cette action qu’une dépense fournisseur est en cours . Et lorsque la méthode de facturation est (Basé sur les lignes de commande d’achat Ou Basé sur une facture brouillon générée).

c. Comment le faire

Pour générer la facture bouillon relative à la commande d’achat suivez les étapes:
1- Ouvrez la commande d’achat pour laquelle vous voulez générer la facture brouillon.

2- Cliquez sur le bouton “Réception de la facture”

5- Réception des produits liés à la commande

a. Qui le fait

En fonction de votre organisation, la réception des produits liés à la commande d’achat peut se faire par:
– Le magasignier
– Gérant ou Chef d’agence

b. Quand le faire

Cette action est faite lorsque le fournisseur livre les produits ou services acheté. Ou directement après la confirmation de la commande pour informer le réception de cette action qu’une réception de produits ou services est en cours

c. Comment le faire

1- Ouvrez la commande d’achat pour laquelle vous voulez générer la facture brouillon.

2- Cliquez sur le bouton “Réception de la facture

6- Validation de la facture fournisseur liée à la commande
a. Qui le fait

En fonction de votre organisation cette action peut être faite par:
– Le comptable fournisseur
– Le Gérant ou Chef d’agence

b. Quand le faire

Cette étape est la comptabilisation à proprement parlé de la charge. C’est à dire elle permettra de constater la charge et la créance fournisseur.

c. Comment le faire

Pour valider la facture fournisseur liée à une commande d’achat, suivez les étapes:
1- Ouvrez la facture fournisseur bouillon à Valider

2- Cliquez sur le bouton “Valider”

7- Validation du mouvement des stock lié à l’achat

a. Qui le fait

En fonction de votre organisation cette action peut être faite par:
– Le magasignier
– Le gérant ou le chef d’agence

b. Quand le faire

Cette action est faite simultanément au moment de la signature du bon de livraison transmis par le fournisseur.

c. Comment le faire

Pour valider le mouvement de stock lié a la commande d’achat, suivez les étapes.
1- Ouvrez le mouvement de stock à valider

2- Cliquez sur le bouton “Transfert”

vous serez redirigé vers une page pour entrer les détails du transfert au cas échéant.

appuyer sur le bouton Appliquer

8- Payement de la facture fournisseur

a. Qui le fait

En fonction de votre organisation la payement d’une facture fournisseur peut être fait par:
– Le trésorier
– Caissier
– Gérant ou chef d’agence
– Directeur général

b. Quand le faire

Cette action est faite lorsqu’une opération de trésorerie est faite pour payer une partie ou toute la dette fournisseur liée à la commande d’achat

c. Comment le faire

1- Ouvrez la facture fournisseur à payer

2- cliquer sur le bouton « payer »

vous serez redirigé vers cette page renseigner

  • Méthode de paiement
  • Montant payé
  • Mémo

3- puis cliquer sur le bouton payer